مدیریت رفتار سازمانی پرند

خلاصه فصل نهم

ارتباطات

ارتباطات ضعیف عامل تضاد وتعارض است .ارتباطات یعنی انتقال مقصود و درک آ ن بین اعضا .ارتباط کامل زمانی است که مقصود و عقیده منتقل شده باعث شود که گیرنده همان تصویر را در ذهن خود کسب کند.
نقش ارتباطات:
1-کنترل:
A)رسمی:از طریق سلسله مراتب اختیارات ،دستورالعمل ها ورهنمود های رسمی B)غیر رسمی:برخورد غیر رسمی افراد بایکدیگر
2-ایجاد انگیزه :تعیین هدف ،بازخور نمودن نتیجه پیشرفت و تقویت رفتارهای مطلوب
3-ابراز احساسات
4-اطلاعات:مربوط به فرایند تصمیم گیری است تا از طریق مبادله اطلاعات راه ها شناسایی ودر نهایت تصمیم گیری انجام شود.
هر نوع ارتباطی در سازمان در گروچهار نقش بالاست.
فرایند ارتباطات:
از 6 بخش تشکیل شده:
منبع پیام>به رمز در آوردن پیام>کانال>از حالت رمز در آوردن پیام>گیرنده پیام>بازخور نمودن نتیجه پیام
مسیر ارتباطات:
-عمودی رو به بالا:برخورد مدیران با زیر دستان برای تعیین هدفها ،مشخص کردن خط مشی ها و اینکه نتیجه عملکردها را بازخور می نمایند.
-عمودی رو به بالا:بازخور نمودن نتیجه عملیات وآگاهی از پیشرفت کار –مدیران را از نوع احساسات کارمندان آگاه می کند.
-افقی: اعضای یک گروه و همچنین کارمندان و مدیران در یک سطح ارتباط برقرار می کنند – ضرورت این نوع ارتباط صرفه جویی در وقت و تسهیل در ایجاد همامنگی است .غالبا شیوه ارتباطی به صورت غیر رسمی است اما گاهی اوقات هم جنبه رسمی به خود می گیرد –از نظر مدیریت هم خوب می تواند باشد و هم بد.
راه های شناخته شده در ایجاد ارتباطات:
1-ارتباطات گفتاری:
مزایا:سرعت و بازخور نمودن نتیجه
ضعف:پیام از چندین نفر می گذرد و در طی سلسله مراتب اختیارات ممکن است تحریک گردد.
2-ارتباطات نوشتاری:
مزایا:دهنده و گیرنده مدرکی در دست خواهد داشت و می تواند در موقع لزوم از آن استفاده کنند به خصوص در مورد پیام های بلند و پیچیده اهمیت دارد.
در پیام نوشتاری فرد دقت بیشتری میکند وپشتوانه منطقی دارد.
ضعف:وقت گیر است و باز خور ننمون نتیجه.
3-ارتباطات غیر گفتاری :
پیام های نچندان روشن
حرکت اعضا و اندام بدن شامل آهنگ صدا ،اشاره های چشم وابرو و فاصلهای که بین دهنده و گیرنده پیام وجود دارد .حرکت یک عضو بدن نمی تواند مقصود جهانی به خود بگیرد اما اگر با زبان گفتاری آمیخته شود پیام کامل تری را منتقل می کند –تناقض بین زبان گفتاری و غیر گفتاری سبب می شود که فرد به زبان غیر گفتاری بیشتر توجه کند.
شبکه های ارتباطی:
الف)گروه های کوچک رسمی
1-زنجیره ای:زنجیره فرماندهی رسمی وجود دارد
2-چرخی:رهبر به عنوان کانون و مرکز ارتباطات است.
3-همه جانبه:اعضا آزادانه بایکدیگر ارتباط برقرار می کنند.(گروه های ضربت )
اثر بخشی هر کدام به هدف گروه بستگی دارد .چرخی و همه جانبه برای سرعت بهتر است.برای رضایت شغلی همه جانبه بهتر و چرخی بدتر است.
ب)شبکه ارتباطی در گروه های غیر رسمی:
تحقیقات زیادی در مورد اطلاعات غیررسمی و شایعه پراکنی در گروه های غیر رسمی انجام شده که نتایج آن در کتاب مشخص شده است.
شایعه چه زمانی به وجود می آید؟
1-افراد می خواهند نسبت به موضوعی که اهمیت دارد از خود واکنش نشان دهند 2-در مواردی که ابهام وجود دارد و باعث اضطراب فرد می شود.شایعه تا زمانی دوام می یابد که خواسته ها و انتظاراتی که موجب بروز و تقویت آنها شده اند تامین گردد.
شایعه یکی از بخش های عمده شبکه ارتباطی سازمان یا گروه است.مدیر می تواند اطلاعات گنجانده شده در شایعه را تجزیه و تحلیل کند و الگوی شایعه و نوع رفتارهای آینده را پیش بینی کند.
موانعی که بر سر راه ارتباطات اثر بخش وجود دارد:

1- از صافی گذراندن اطلاعات:به دو حالت می باشد:1-توسط خود دهنده پیام2-تعداد سطوح سازمانی.
2- ویژگی های شخصی :گیرنده پیام با توجه به نیازها ،انگیزه ها و ویژگی های شخصی پیام را از مرز خارج می کند.
3-جنسیت:به صورت مانعی بر سرراه ارتباطات اثر بخش در می آید.
4-عواطف:نوع احساس گیرنده پیام بر تفسیری که از محتوای پیام میکند اثر گذار است .
5-زبان:عوامل زیر بر برداشت از کلام دیگران تاثیر گذاراست:سن- میزان تحصیلات-زمینه فرهنگی-وجود سلسله مراتب اداری
6-ارتباط غیر گفتاری: زمانی که توافق نظر بین دو نفر رجود داشته باشد مشکلی پیش نمی آید اما هنگامی که ارتباطات گفتاری و غیر گفتاری سازگار نیستند دریافت کننده دچار سردرگمی میشود.
ارتباط بین فرهنگ ها:
اثرات فرهنگی بین دو طرف تاثیر زیادی در درک و احساس طرفین از پیام ها دارد.بنابراین برای جلو گیری از سوء برداشت بین دو فرد از فرهنگ ها ی مختلف نکات زیر را باید رعایت کرد:
1-اساس را بر این گذارید که اختلاف فرهنگی وجود دارد مگر اینکه همسانی به اثبات برسد.
2-قضاوت خود را به تاخیر اندازید.
3-خود را جای دیگران قرار دهید.
4-رای قطعی صادر نکنید.
نکات کاربردی برای مدیران:
یک مدیر برای برطرف کردن موانع ارتباطی اقدامات زیر را بایدانجام دهد:1-از نتیجه های بازخور شده باید استفاده کند .این امر از سوء تفاهم و بد فهمی می کاهد .
2-زبان ساده:کلمات روشن و قابل درک و متناسب با طرف مقابل انتخاب شود.
3-گوش دادن :باید گوش بدهیم نه اینکه بشنویم.شنیدن اقدامی غیر فعال و گوش دادن اقدامی فعال است .
4-کنترل احساسات
5-به ارتباطات غیر گفتاری توجه کنید.
6-استفاده از شایعات